OnlyOffice

No es ningún secreto que el formato PDF sigue siendo la forma más popular de compartir documentos para muchos de nosotros. Los archivos PDF son muy fiables y su compatibilidad con casi todos los dispositivos modernos los convierte en la opción ideal no solo para los profesionales sino también para los usuarios habituales que prefieren Linux.

Para generar formularios PDF de manera más o menos rápida, siempre puedes utilizar Adobe Acrobat Pro DC, una potente herramienta que proporciona todas las funciones necesarias para trabajar con documentos PDF, incluyendo la edición, el relleno de formularios, la conversión a otros formatos, la visualización y la firma.

Sin embargo, no es de código abierto y cuesta mucho dinero. En ente artículo aprenderás a crear PDFs editables usando ONLYOFFICE Docs, una suite ofimática open source. La versión 7.0 del software introduce OFORMs, formularios que se pueden rellenar en línea.

1. Consigue ONLYOFFICE Docs

Para poder crear y editar documentos usando ONLYOFFICE Docs, tienes que instalar una instancia en tu servidor. La opción más sencilla es utilizar Docker. También puedes seguir las instrucciones oficiales para Debian, Ubuntu o derivados.

2. Crea una plantilla de formulario

En primer lugar, necesitas una plantilla de formulario que se convertirá en un archivo PDF rellenable más tarde. El editor de ONLYOFFICE te permite crear uno de dos maneras. Por ejemplo, puedes hacerlo desde cero y crear un documento en blanco sin texto. Alternativamente, puedes abrir un documento de Word existente en formato DOCX.

Sea cual sea el método que prefieras, después de crear la plantilla de formulario puedes hacer todas las ediciones necesarias — introducir texto, añadir tablas, insertar imágenes, personalizar encabezados y pies de página, etc. La experiencia de edición con ONLYOFFICE Docs es muy familiar a la que ofrece Microsoft Office. Todas las herramientas están agrupadas en pestañas en la barra de herramientas superior, y puedes cambiar entre ellas dependiendo de la función que necesites.

3. Añade campos rellenables

Cuando el diseño de la plantilla de formulario está listo, y el documento tiene el aspecto deseado, es el momento de añadir campos rellenables en los que otros usuarios podrán introducir datos. Actualmente, ONLYOFFICE Docs ofrece los siguientes campos que están disponibles en la pestaña Formularios en la barra de herramientas superior:

Campos de texto para introducir cualquier información, ya sean líneas de texto o números;
Botones de radio que se utilizan cuando hay una lista de varias opciones mutuamente excluyentes;
Casillas de verificación para crear selecciones múltiples o marcar solo los campos obligatorios;
Lista desplegable para seleccionar una opción de una lista;
Imágenes que se utilizan para añadir imágenes o fotos;
Cuadros combinados para elegir una opción de una lista o introducir otra.

Si añades un campo de cualquier tipo, verás sus propiedades en la barra lateral derecha. Por ejemplo, un campo de texto implica la posibilidad de establecer un límite de caracteres que se pueden añadir, permitir la introducción de texto en varias líneas o dividir el campo en varias celdas en las que se pueden introducir caracteres por separado, etc.

Campo-de-texto-ONLYOFFICE

Para mayor transparencia y comodidad, puedes especificar marcadores de posición y consejos. Un marcador de posición es una etiqueta para el posible contenido de un campo de texto, y un consejo es una nota que aparece cuando el usuario pasa el puntero del ratón por encima del campo.

Una vez finalizado el proceso de edición, puedes hacer clic en Ver formulario en la pestaña Formularios para ver el aspecto que tendrá tu documento final.

4. Guarda el formulario como PDF

Si te parece bien lo que ves, puedes guardar tu formulario como PDF. Haz clic en la pestaña Archivo y selecciona PDF o PDF/A. Estos formatos son casi idénticos. El primero no permite archivar documentos mientras que el segundo está diseñado para hacerlo. Elige la opción deseada y selecciona la carpeta donde quieres guardar el formulario.

PDF-ONLYOFFICE

Esto es todo. Acabas de crear un archivo PDF rellenable. Cuando alguien lo abra con un editor de PDF, todos los campos seguirán siendo interactivos, lo que les permitirá introducir información.

También hay otra opción para guardar tu plantilla de formulario. Puedes guardarlo como OFORM. Este formato es utilizado por ONLYOFFICE para los formularios en línea. La mayor ventaja de OFORM es que no necesitas ningún software adicional para trabajar con este tipo de archivos. Los archivos OFORM se abren directamente en el navegador web. Solo tienes que rellenar los campos requeridos y guardar los resultados finales como PDF o DOCX.

OFORM-ONLYOFFICE

Esperamos que esta guía te resulte útil.

 

Fuente: lignux

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