La suite de oficina libre y gratuita Onlyoffice recibe una cuidada actualización en estos días.
La actualización hace que la versión 5.1 sea una alternativa potencial a las versiones web de la suite Microsoft Office y Google Docs para usuarios de Linux.
El conjunto de tres módulos de Editores de escritorio de OnlyOffice tiene una impresionante colección de herramientas orientadas a consumidores individuales y oficinas pequeñas. Proporciona muchas de las comodidades disponibles cuando se utilizan aplicaciones MS Word o Google G-Suite.
Sin embargo, los beneficios reales en el lugar de trabajo de colaborar en archivos a través del almacenamiento en la nube tienen un costo agregado una vez que finaliza el período de prueba. Aún así, la funcionalidad principal (procesador de textos, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas) sigue siendo gratuita y se instala localmente como aplicaciones independientes en distribuciones de Linux que usan paquetes de software .DEB, .RPM y Snap.
La interfaz completamente reorganizada de la versión gratuita de OnlyOffice ahora coincide con la del conjunto de aplicaciones comerciales en línea. Sus otros beneficios incluyen una conexión casi perfecta a las aplicaciones basadas en Web de OnlyOffice para herramientas de colaboración que incluyen dos modos de coedición (rápidos y estrictos), comentarios, chat incorporado, seguimiento de cambios e historial de versiones. (Pero más adelante lo impecable no siempre es todo lo que parece).
Las versiones gratuitas y comerciales de OnlyOffice en Linux ofrecen una apariencia común y herramientas organizadas en pestañas según sus propósitos: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Referencias, Colaboración y Complementos. OnlyOffice también ofrece a los usuarios la posibilidad de ampliar el conjunto de aplicaciones de oficina totalmente funcional con complementos listos para usar, como macros, WordPress, traductor y YouTube.
Si las características en su mayoría libres ganarán sobre las herramientas de colaboración de pago pagadas depende únicamente de tu flujo de trabajo. Utilizo las aplicaciones de Google Doc solo ocasionalmente, después de haber descubierto a través de los años que el código abierto LibreOffice ha cumplido o excedido las necesidades de mi suite de oficina personal y profesional. Incluso corro LibreOffice en mi sistema con Windows en lugar de MS Office.
Por lo tanto, para el propósito de esta revisión, utilicé mi familiaridad práctica con LibreOffice, MS Word y Google Docs como referencia para las comparaciones. En la mayoría de las categorías, OnlyOffice mostró que estaba a la altura de la tarea.
Primeras impresiones
OnlyOffice es una suite de oficina de código abierto gratuita que está bien ajustada, y lee y escribe formatos de archivo de Microsoft Office de manera confiable. También es compatible con otros formatos de archivo convencionales, por lo que es un buen candidato para el disco duro de tu PC.
Los desarrolladores de LibreOffice han tardado en ofrecer una interfaz de usuario estilo pestañas. Entonces, esa es una nueva característica en OnlyOffice, aunque toma algún tiempo acostumbrarse. Tener documentos abiertos en pestañas es un gran diseño que es muy útil.
Los editores de escritorio de OnlyOffice usan OOXML como formato nativo. El desarrollador afirma que ofrece una mejor compatibilidad con los formatos de MS Office que cualquier otro paquete ofimático, lo que permite a los usuarios trabajar con todos los formatos populares: DOC, DOCX, ODT, RTF, TXT, PDF, HTML, EPUB, XPS, DjVu, XLS, XLSX, ODS, CSV, PPT, PPTX, ODP.
Esta amplia gama de formatos de archivos es una buena combinación para los usuarios que tienen que intercambiar una variedad de tipos de archivos creados por la mayoría de las populares aplicaciones de creación de texto y gráficos. Esta capacidad es esencial para usar software de código abierto para ciertas tareas de trabajo. Si bien tengo algunas quejas sobre otros aspectos de OnlyOffice, la interoperabilidad de archivos no es uno de ellos.
Una interfaz moderna
Una de las características de usuario más importantes que diferencia a OnlyOffice de otras suites de oficina es la interfaz con pestañas. Ofrece la misma comodidad de moverse entre los documentos abiertos que las páginas con pestañas traen a la navegación en un navegador web.
Escribir e investigar requiere que rebote en varios sitios web constantemente. Normalmente uso editores de texto Gean IDE o gEdit para tomar notas o escribir en varios archivos cuando no se requiere el formato del documento. Esos dos editores de texto usan pestañas para documentos abiertos.
Así que puedo usar OnlyOffice como editor de texto y procesador de texto todo en uno. OpenOffice me ofrece acceso integrado a hojas de cálculo y presentaciones con la misma interfaz y otras funciones. LibreOffice y otras suites de oficina para Linux, incluso MS Office en línea, no ofrecen una interfaz con pestañas. Por lo tanto, las pestañas de emparejamiento para documentos abiertos con una interfaz de estilo de cinta son una gran combinación de productividad.
Trabajar en la nube
A menudo trabajo con varias máquinas en varias ubicaciones de oficinas. El almacenamiento en la nube es más que una simple conveniencia para mi flujo de trabajo. Es una necesidad, mi principal solución de almacenamiento en la nube ha sido Dropbox, que tiene una buena integración con las varias distribuciones de Linux que uso.
OnlyOffice combina el acceso a su propio almacenamiento en línea y su servicio de oficina en línea de los editores de escritorio de OnlyOffice. El acceso a la nube y la disponibilidad de herramientas de colaboración, incluso con un precio adicional, me dan el mismo grado de flexibilidad.
El servidor en la nube de OnlyAccess es similar a Google Docs con su almacenamiento automático en Google Drive. Cuando instalas el editor de escritorio de OnlyOffice, también se te solicita que configures una cuenta gratuita en el servicio en la nube de OnlyOffice asociado con su conjunto de aplicaciones de escritorio independiente.
No todo está bien
OnlyOffice brinda un rendimiento sólido y varias razones para cambiar tu software de oficina Linux actual, pero todavía no es una solución perfecta. Esta aplicación tiene varias peculiaridades.
La función de revisión ortográfica está activa por defecto. No tienes que agregar nada. Sin embargo, no puedes agregar palabras a un diccionario personal. Su única opción es ignorar palabras marcadas como errores.
A OnlyOffice le faltan dos componentes críticos para cualquier paquete de software de oficina. No tiene un diccionario de sinónimos ni una opción para agregar uno. Lo mismo ocurre con una función de control gramatical.
Otra gran debilidad en los editores de escritorio de OnlyOffice es la ausencia de configuraciones significativas para personalizarlas o adaptarlas a las preferencias de usuario. No hay configuraciones de preferencia de usuario para toda la aplicación. Sin embargo, en un archivo abierto, en el menú Archivo/Configuración avanzada, hay una lista de verificación escasa para las opciones de usuario mínimas para ese archivo. No hay nada “avanzado” sobre estas opciones de configuración.
Más funciones discordantes
Cada uno de estos pasos en falso de la característica podría ser menor para algunos usuarios. Sin embargo, los usuarios profesionales regulares sufrirán las deficiencias de OnlyOffice:
Puedes recuperar automáticamente un archivo, pero no puedes establecer un intervalo de guardado automático;
No hay una opción de guardar todo; si hay varias pestañas de documento abiertas, cada una debe guardarse manualmente;
No puedes modificar la barra de herramientas o crear iconos especiales de acceso rápido. Debes hacer clic en las categorías de la pestaña;
No hay posibilidad de obtener un conteo de palabras del texto resaltado;
Puedes ocultar/mostrar la barra de herramientas, pero no puedes configurarla; solo están disponibles un icono de guardar, un icono de impresión y flechas de deshacer/rehacer.
Dos peculiaridades más molestas implican la conversión de archivos y fallos en el corrector ortográfico. Abrí un documento de MS Word que tenía grandes viñetas en el texto. OnlyOffice reemplazó las viñetas con pequeños signos de interrogación en una caja.
El corrector ortográfico no siempre reemplazó la corrección seleccionada de la lista de opciones. Tuve que volver a hacer la corrección del corrector ortográfico varias veces para que reemplazara los errores tipográficos.
Problemas de uso
Descubrí un defecto potencialmente serio en la impresionante capacidad de los editores de escritorio de OnlyOffice para leer y escribir tantos formatos de archivo. La funcionalidad perfecta que ofrece el desarrollador puede tener limitaciones. Si guardas tus documentos solo en un disco duro o en la nube de OnlyOffice, el proceso funciona razonablemente bien.
Sin embargo, dos peculiaridades en la forma en que OnlyOffice gestiona los documentos pueden forzarte a desarrollar soluciones para la forma en que * tú* trabajas. Primero, OnlyOffice insiste en convertir los formatos de archivo de las versiones más antiguas a las más actuales. Dos, parece tener su propia opinión sobre dónde colocas el archivo.
Me tomó un tiempo descubrir qué estaba pasando. Abriría un archivo existente creado con otra aplicación de oficina. Después de editar el archivo, haría clic en el icono Guardar archivo. Aparecerá un cuadro de diálogo Guardar archivo como en la pantalla. Al principio, no presté mucha atención a su contenido. Simplemente hice clic en el botón Aceptar y cerré la aplicación.
En sesiones de trabajo posteriores, abría el archivo para reanudar la edición haciendo clic en el nombre del archivo en el Administrador de archivos o desde la lista de archivos recientes dentro de OnlyOffice. El archivo que cargó no fue el último archivo guardado. El contenido que agregué o edité faltaba. Esto ocurría regularmente si usaba una estación de trabajo o dispositivo móvil diferente para acceder al archivo.
¿Recuerdas lo que dije antes sobre mi configuración de almacenamiento en la nube? Cada una de mis máquinas tiene una carpeta de Dropbox con subcarpetas. Estos se sincronizan instantáneamente con mis archivos maestros almacenados en la nube de Dropbox. La clave de este proceso de administración de archivos es tener el mismo árbol de carpetas y subcarpetas en cada dispositivo y en el sistema de almacenamiento en la nube.
Problema expuesto
Este fue un problema importante de usabilidad para mí. Cuando hice clic en el botón Guardar archivo en OnlyOffice, el cuadro de diálogo Guardar mostraba dos cosas que causaban el problema.
Una era la ubicación del archivo. No mantuvo la ubicación de la ruta del archivo abierto. Siempre se estableció de forma predeterminada en la ubicación de la carpeta principal, no en la subcarpeta designada.
Dos, OnlyOffice convierte el tipo de archivo existente cuando un documento se abre por primera vez en un tipo de archivo diferente. Este es un problema con los archivos creados en otra aplicación de Office que se guardaron en una versión de formato anterior. Si creas un nuevo archivo, al guardar primero, selecciona el tipo de archivo. Sin embargo, OnlyOffice utiliza la última versión de archivo para nuevas creaciones de archivos.
Por ejemplo, cuando comencé a probar OnlyOffice, creé un nuevo archivo para escribir mis observaciones y el primer borrador de esta revisión. Luego utilicé OnlyOffice para continuar proyectos de trabajo en archivos existentes. Fue entonces cuando noté que el contenido era diferente.
Por qué pasan estas cosas
OnlyOffice tiene una opción de menú para abrir archivos locales. No hay función de guardado automático, por lo que la primera vez que guardes aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Se establece de forma predeterminada en nombre de usuario/documentos/nombre de archivo y agrega el último formato de archivo. Las opciones de formato antiguas no están disponibles. Ahí radica el problema para una interoperabilidad de archivos confiable.
Por ejemplo, abrí un documento de trabajo guardado como “ARTICLE1.DOC” creado en MS Word almacenado en el subdirectorio /Dropbox/documents/Freelance/Client. OnlyOffice guardó el archivo como “ARTICLE1.DOCX” en el directorio /Dropbox/Documents.
Cuando pensé que estaba reanudando el trabajo en ese archivo en una sesión de edición posterior, la lista de documentos recientes en el menú cargó un archivo anterior sin los últimos cambios en él. El mismo archivo incorrecto cargado cuando se accede desde mis otros dispositivos.
Se produjo un caso similar cuando cargué un archivo de hoja de cálculo en OnlyOffice creado con LibreOffice Calc. OnlyOffice guardó el original “SPREADSHEET2.xls” como “SPREADSHEET2.xlxs” en el directorio /Dropbox/Documents/.
Otro problema de usabilidad implica el estado de la aplicación predeterminada. OnlyOffice se designa automáticamente como la aplicación predeterminada después de la instalación. Para detener este estado predeterminado, haz clic con el botón derecho en un nombre de archivo en el Administrador de archivos y selecciona el archivo como la aplicación predeterminada para ese tipo de archivo. Algunas distribuciones de Linux te dan esa opción en el panel de Preferencias también.
Y terminamos ..
A diferencia de la mayoría de las aplicaciones de suite de oficina, OnlyOffice tiene un único iniciador. No tiene lanzadores separados para procesador de textos, hoja de cálculo y módulo de presentación de diapositivas. Haces clic en el elemento del menú individual y la aplicación se abre en una página de tipo administrador de archivos.
En la columna de la izquierda están los botones para crear un nuevo archivo para cada uno de los tres módulos. En el lado derecho más grande de la pantalla hay una vista de directorio en función de la opción que seleccione en la columna de la izquierda.
Debajo de esas opciones hay botones para mostrar una lista de archivos recientes en la columna más grande a la derecha o abrir archivos locales almacenados en el PC. Otros tres botones te permiten inscribirte en un período de prueba gratuito de funciones de colaboración. Las opciones son Compartir y Colaborar, ver historiales de versiones y revisión colaborativa.
El lanzamiento de OnlyOffice Desktop Editors está disponible para Linux, Windows y Mac OS. El código fuente está disponible en GitHub publicado bajo la licencia AGPL v.3.
