Desde la llegada de Internet, cada vez es menos necesario que un grupo de trabajo (o de estudio) esté localizado geográficamente en el mismo lugar. Con las herramientas adecuadas, un grupo puede mejorar su trabajo diario sin importar dónde resida cada uno de sus miembros. Los programas para trabajar de forma colaborativa nos permiten hacerlo más eficazmente reduciendo el incómodo intercambio de correos. Vamos a ver algunas de estas herramientas agrupadas en dinámicas de trabajo en las que nos encontraremos habitualmente.
Gestión del grupo
A veces lo primero que necesitamos hacer en equipo es una especie de ‘brainstorming’, reunir las ideas y elaborar algún tipo de esquema que será el esqueleto del proyecto.
Symbaloo. Symbaloo es un tablero virtual en el que podemos compartir enlaces y recursos online con el resto del grupo.
IdeaFlip. Como una especie de pizarra en la que compartir ideas con todo el equipo, en IdeaFlip se pueden ir añadiendo comentarios mediante ‘post-its’ virtuales que todo el grupo puede ver y editar.
Las mejores herramientas de trabajo colaborativo
Mindmeister. Mindeister sirve para elaborar esquemas y mapas mentales que podremos utilizar para ir anotando las ideas que vayan surgiendo. Se pueden añadir elementos multimedia e, incluso, convertirlos en una presentación o un documento. Además, durante todo el proceso el equipo puede comentar su desarrollo a través del chat integrado.
Las mejores herramientas de trabajo colaborativo
Entornos de trabajo
El trabajo colaborativo precisa que todos trabajen en un mismo entorno, con unos mismos programas básicos.
Office 365. Ampliamente conocido por todos, Office 365, el paquete de programas de Microsoft, incluye todo lo que necesitamos para crear equipos, guardar y sincronizar ficheros en la nube (Onedrive), editar documentos en tiempo real, etc. Va mucho más allá de Word y Excel y disponemos, por ejemplo, de Sharepoint que ofrece métodos de trabajo colaborativo como los wikis y hacer seguimiento de los comentarios.
Las mejores herramientas de trabajo colaborativo
G Suite. Antes conocido como Google Apps for Work, G Suite es similar al anterior: un grupo de herramientas ofimáticas orientadas al trabajo en la nube. Editor de texto, hoja de cálculo, presentaciones, generador de formularios, etc. Permite el trabajo de varias personas a la vez y en tiempo real en el mismo documento.
Las mejores herramientas de trabajo colaborativo
Comunicación
Básicamente son herramientas de mensajería en grupo, chats en grupo en los que intercambiar información entre los miembros.
Slack. Con gran popularidad en los últimos años debido a sus muchas opciones y facilidad de uso, Slack es similar a un chat ordenado por canales. Podemos invitar a personas al equipo/canal, comunicarnos mediante mensajería directa, compartir archivos en tiempo real, chatear, guardar mensajes, etiquetar conversaciones, crear alertas, programar bots e incluso realizar videollamadas.
Las mejores herramientas de trabajo colaborativo
Yammer. Yammer es una plataforma con la que podremos crear una red social privada para el grupo de trabajo a la que accederemos desde una cuenta de correo.
Las mejores herramientas de trabajo colaborativo
Videoconferencia
A veces es necesario ‘reunirse’ aunque sea de manera virtual, ahorrándonos el desplazamiento pero dándonos la oportunidad de vernos las caras.
Skype. Una de las herramientas más populares, Skype nos permite realizar videollamadas individuales o grupales. Es multidispositivo y, además, permite compartir archivos en línea.
Las mejores herramientas de trabajo colaborativo
Hangouts. La oferta de Google para videollamadas o Hangouts es menos popular pero posee una gran variedad de funciones gratuitas: videollamadas grupales, enviar archivos, compartir pantalla… y todo gratis teniendo una cuenta de Gmail.
Las mejores herramientas de trabajo colaborativo
Teamviewer. Más allá de poder conversar ‘cara a cara’ con el resto de miembros del grupo, el clásico Teamviewer nos permite control remoto del ordenador de nuestro interlocutor o grabar sesiones (ideal para vídeo tutoriales) y, por supuesto, acceder desde casa al ordenador de la oficina.
Las mejores herramientas de trabajo colaborativo
Mikogo. Más sencilla, Mikogo es una herramienta para compartir pantalla y organizar conferencias en línea. Permite un máximo de 25 participantes en su versión gratuita.
Las mejores herramientas de trabajo colaborativo
Gestión de tareas
Indispensables para organizar fechas de entrega y asignar miembros a cada tarea.
Las mejores herramientas de trabajo colaborativo
ProjectPier. ProjectPier es una herramienta de software libre que incluye gestión de documentos, tareas, notificaciones por correo, etc. Permite la coordinación de proyectos mediante hitos y fechas límite.
Las mejores herramientas de trabajo colaborativo
Trello. Trello es una de las herramientas de colaboración en línea con más potencial actualmente. Funciona mediante tableros, columnas y tarjetas: una tarjeta representa una tarea, cada columna es un estado de las tareas y cada tablero un proyecto.
Las tarjetas y columnas pueden moverse (simplemente arrastrando) para conocer de un vistazo el estado de nuestro proyecto. Permite asignar tareas a miembros del equipo, crear comentarios en ellas y añadir listas de prioridades para ordenar las tareas en función de su importancia o urgencia.
Las mejores herramientas de trabajo colaborativo
Asana. Otra herramienta para coordinarnos en equipo, Asana permite crear listados de tareas, agruparlos en proyectos, añadirlos a un calendario (es compatible con Google Calendar), ver el progreso a lo largo del tiempo, conversar por chat directo, etc.
Fuente: somoslibres
